MYOB menyediakan empat jenis faktur penjualan untuk berbagai jenis penjualan yaitu:
- Item invoice (Invoice Sales = Faktur Penjualan)
- Service Invoice (Faktur Perusahaan Jasa)
- Professional Invoice (Faktur Perusahaan Profesional)
- Miscellanous Invoice (Faktur Lain-Lain)
Invoice Sales (Faktur Penjualan)
Merupakan formulir untuk mencatat penjualan barang atau jasa baik tunai maupun kredit. Untuk mengaktifkan Faktur Penjualan dapat dilakukan dengan prosedur berikut:
- Klik tombol Sales
- Pilih Item Invoice atau Invoice Sales
- Klik drop-down (kalau belum ada, buat baru dengan menekan New, kemudian isi nama, alamat, dan, kelengkapan lainnya) pada isian Customer.
- Isikan data transaksi dengan langkah-langkah sebagai berikut:
- Ship to: secara otomatis terisi alamat (pembeli) pengiriman barang sesuai dengan isian Customer Card (Isi terlebih dahulu).
- Invoice (Nomor faktur): dapat diisi atau secara otomatis terisi sendiri.
- Date: Cek terlebih dahulu tanggal transaksi (lihat soal), jika tidak sesuai, ketik secara manual (ingat mulai dengan bulan, tanggal, kemudian tahun).
- Customer PO: diisi dengan nomor referensi pemesanan barang dari pelanggan (jika ada)
- Kolom Ship: diisi dengan jumlah barang yang dijual
- Kolom backorder: secara otomatis terisi angka (selisih) jika jumlah barang kurang dari yang dibutuhkan.
- Kolom Item Number: diisi dengan kode barang yang dijual dengan cara menempatkan mouse, kemudian tekan enter dan diakhiri dengan memilih kode barang yang bersangkutan.
- Kolom Description: secara otomatis akan terisi nama barang sesuai dengan kode pada kolom Item Number (isi terlebih dahulu pada look for).
- Kolom Price: secara otomatis terisi harga jual barang (isian Inventory).
- Kolom Diskon (%): diisi dengan persentase potongan penjualan (jika ada).
- Kolom Total: secara otomatis terisi angka hasil perkalian antara jumlah barang dengan harga jual (setelah dikurangi potongan).
- Kolom Job: diisi dengan kode Job (jika ada)
- Kolom Tax: (menyusul)
- Salesperson: diisi dengan nama karyawan bagian penjualan (jika ada)
- Comment: diisi dengan komentar (terima kasih, dsb), komentar ini diisi terlebih dahulu melalui menu Sales Comment & Ship Methods).
- Ship Via: diisi dengan keterangan pengiriman barang (jika ada), diisi terlebih dahulu melalui menu Sales Comment & Ship Methods).
- Promised Date: diisi dengan tanggal kesanggupan (pembeli) membayar.
- Journal Memo: secara otomatis terisi sendiri atau ketik secara manual, nama perusahaan yang menjual barang).
- Freight (ongkos angkut): diisi ongkos angkut pengiriman barang (Rp) jika ada.
- Tax: secara otomatis terisi angka PPN barang yang dijual.
- Total Amount: secara otomatis terisi angka total nilai transaksi yang berasal dari: nilai barang yang dijual + ongkos angkut penjualan + pajak.
- Paid Today: diisi dengan jumlah uang yang dibayar sekarang.
- Balance Due: secara otomatis terisi sendiri angka selisih nilai transaksi (Amount) dengan jumlah yang dibayar konsumen (Paid Today). Angka ini akan menambah saldo rekening Piutang Dagang.
- Klik Record. Proses pencatatan transaksi selesai.
Faktur Profesional digunakan untuk mencatat transaksi penjualan jasa. Faktur Profesional umumnya digunakan untuk perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa profesional (kontraktor, Akuntan, Dokter, dll).
Contoh Soal:
PT SixSource, sebuah perusahaan kontraktor pemasangan lab, jaringan komputer, pada tanggal 1 Maret 2002 mendapat order dari AMIKOM Yogyakarta untuk memasang Lab Komputer terbaru dengan rincian transaksi sebagai berikut:
- Jangka waktu pelaksanaan satu (1) bulan (1 Maret s/d 30 Maret 2002).
- Merancang ruang laboratorium dengan nilai kontrak Rp 25.000.000.,
- Pemasangan jaringan listrik dengan nilai kontrak Rp 20.000.000.,
- Pemasangan 5 buah AC dengan nilai kontrak Rp 30.000.000.,
- Pemasangan software Rp 5.000.000.,
- Pemasangan jaringan (LAN) Rp 10.000.000.,
- Total tagihan adalah nilai kontrak + PPN 10%.
- Angsuran pertama akan diterima setiap tanggal 2, di mulai bulan April 2002.
- Tanggal 30 Maret semua pekerjaan telah diselesaikan.
PROSES PENGISIAN FAKTUR PROFESIONAL
- Pilih dan klik menu Sales
- Pilih dan klik Sales-Professional
- Setelah menu Sales-Professional ditampilkan, kemudian isilah semua kotak yang telah disediakan dengan cara sebagai berikut:
- Klik drop-down pada kotak pilihan Customer, kemudian pilih nama atau pelanggan (AMIKOM). Jika nama pelanggan (AMIKOM tidak ada maka isi terlebih dahulu dengan menekan enter (akan muncul Look for, pilih New, kemudian diisi data AMIKOM selengkapnya).
- Invoice (Nomor faktur): dapat diisi atau secara otomatis terisi sendiri.
- Date: Diisi dengan tanggal penerbitan faktur
- Journal Memo: diisi dengan nama pelanggan (AMIKOM) atau secara otomatis terisi sendiri.
- Kotak isian Date: diisi dengan tanggal transaksi masing-masing kegiatan (jika dibutuhkan).
- Kolom Description: Diisi dengan penjelasan singkat transaksi (misal, perancangan laboratorium).
- Kolom Acct: diisi dengan nomor rekening kelompok pendapatan (lihat atau isi terlebih dahulu pada kolom Chart of Accounts).
- Kolom Amount: diisi dengan nilai transaksi masing-masing (misal, isikan Rp 25.000.000., untuk perancangan ruangan laboratorium).
- Kolom Job: diisi dengan kode Job (jika ada)
- Kolom Tax: diisi dengan kode pajak (abaikan)
- Kotak isian Comment: diisi dengan komentar (komentar ini dibuat melalui menu Sales-Comments & Ship (misal, Thanks)
- Promised Date: diisi dengan tanggal kesanggupan (AMIKOM) membayar.
- Kolom Tax: (menyusul)
- Total Amount: secara otomatis terisi angka total nilai transaksi yang berasal dari: nilai barang yang dijual + ongkos angkut penjualan + pajak.
- Paid Today: diisi dengan jumlah uang muka yang dibayar (AMIKOM) sekarang.
- Balance Due: secara otomatis terisi sendiri angka selisih nilai transaksi (Amount) dengan jumlah yang dibayar konsumen (Paid Today). Angka ini akan menambah saldo rekening Piutang Dagang.
- Klik tombol Record. Selesai
PENJUALAN JASA (SALES SERVICE)
TIPE PENJUALAN
1. Service (Jasa)
2. Item
3. Professional
4. Miscellaneous
SALES-SERVICE (Penjualan Jasa)
Langkah-langkah:
1. Tulis nama pelanggan pada kolom Customer kemudian tekan Enter.
2. Klik New pada sisi bawah kemudian pilih Company atau Individual tekan Enter
3. Isi Alamat, Kota, Kode Pos, Alamat Gudang, Kota, dan Kode Pos, Negara, dan Nomor Telp, dan Nama Salesman.
4. Klik Term-untuk mengisi termin penjualan kredit.
- Pilih EOM pada kolom paling atas
- Isi angka 10
- Isi angka 30 pada kolom
- Isi angka 2 pada kolom diskon
- Klik Ok
5. Klik Ok.
6. Klik Ok lagi.
(Cat: untuk melihat apakah nama dan alamat yang telah saudara isi telah masuk dalam “look for” Sorot tanda panah ke bawah pada sebelah kanan Customer.
7. Isi
Ship to : Alamat pelanggan (Perusahaan atau Individual)
Invoice : Isi dengan nama Faktur
Date : Tanggal Pengiriman
Customer PO : Abaikan
Description : Rincian tentang jasa yang diberikan
Acct : Abaikan
Amount : Jasa yang diberikan
Job : Frekuensi pekerjaan
Tax : Pajak
Salesperson : Karyawan bagian penjualan
Comment : Komentar atau pesan
Ship Via : Dikirim via
Promised Date: Tanggal pembayaran
Jurnal Memo : Memo penjualan
Inquiry Source: Sumber
Freight : Ongkos angkut
Tax : Total pajak
Total Amount : Total jumlah
Paid Today : Dibayar sekarang (Uang muka)
Balance Due : Saldo jatuh tempo
Print Status : Cetak
Journal
Type (Tipe usaha)
Save (Saving untuk transaksi penjualan berulang)
Use (mencatat transaksi ke jurnal berulang)
Pending (Menunda proses suatu transaksi)
Print
Reimburse
Record (Simpan sementara)
Cancel
PENJUALAN BARANG DAGANGAN (ITEM)
1. Klik Sales
2. Klik Sales kotak pengisian penjualan (Sales) ditampilkan.
3. Klik Type dan pilih Item pada kotak pilihan.
4. Customer (Isi dengan Nama Pelangggan) Langkah-langkah:
· Tulis Nama Pelanggan (Customer) tekan Enter. Jika nama pelanggan belum ada dalam “look for” dapat anda anda isi dengan;
· Klik New pada sisi bawah kemudian pilih Company atau Individual tekan Enter.
· Isi Alamat, Kota, Kode Pos, Alamat Gudang, Kota, dan Kode Pos, Negara, dan Nomor Telp, dan Nama Salesman.
· Klik Term-untuk mengisi termin penjualan kredit
· Klik Ok.
5. Masukkan Tanggal
6. Isi Nomor Faktur
7. Pengisian Kolom Penjualan
Ship to : Isi dengan alamat pelanggan (Perusahaan atau Individual
Invoice : Isi dengan nama Faktur atau otomatis terisi sendiri
Date : Tanggal Pengiriman
Customer PO : Isi dengan nomor pelanggan.
Ship : Isi barang yang akan dijual kemudian tekan enter dengan sendirinya kode barang, nama barang dan harga jual akan terisi sendiri (jika item pembeian telah diisi)
Langkah-langkah Pengisian Penjualan Barang: :
- Diisi dengan jumlah barang yang akan dirikim atau dijual
- Tekan enter
- Masukkan kode barang (item code) tekan enter
- Masukkan nama barang (item name) tekan enter
- Klik I Buy This Item pilih Harga Pokok Penjualan
- Klik I Sell This Item pilih Penjualan
- Klik I Inventory This Item pilih Inventory
- Klik
Backorder : Secara otomatis terisi (selisih) jika persediaan kurang dari yang
dibutuhkan.
Item Number : Terisi sendiri
Description : Secara otomatis terisi nama barang
Price : Terisi sendiri
Disc% : Diisi dengan persentase potongan penjualan (jika ada)
Total : Secara otomatis terisi sendiri
Job : Diisi dengan kode Job (jika ada)
Tax : Diisi dengan tarif pajak (jika ada)
Comment : Komentar atau pesan (Tekan Enter pilih komentar)
Ship Via : Dikirim via (tekan enter kemudian pilih jenis pengiriman)
Promised Date: Tanggal pembayaran (diisi dengan kesanggupan membayar
Jika transaksi merupakan penjualan) kredit.
Jurnal Memo : Memo penjualan (secara otomatis berisi keterangan jurnal
transaksi)
Freight : Ongkos angkut pengiriman barang (jika ada)
Tax : Total pajak (secara otomatis terisi)
Total Amount : Total jumlah (secara otomatis terisi)
Paid Today : Dibayar sekarang (Uang muka)
Balance Due : Saldo (secara otomatis terisi angka selisih nilai transaksi (amount)
dengan jumlah yang dibayar pelanggan (Paid Today). Angka ini
akan menambah saldo Piutang Dagang.
Record : Proses pencatatan transaksi selesai
Cancel : Membatalkan pencatatan transaksi
Print Status : Cetak
Journal : (Jurnal dengan sendirinya sudah terisi)
Type (Tipe) : Tipe atau jenis usaha (Service, Item, Professional atau
Miscellaneous)
Save : (Saving untuk transaksi penjualan berulang)
Use : (Mencatat transaksi ke jurnal berulang)
Pending : (Menunda proses suatu transaksi) Suatu transaksi sudah dicatat
Tetapi belum diproses sebagai penjualan dimasukkan ke dalam
Kolom pending.
Print : Cetak
Sales Report
(Laporan Penjualan)
Referensi :
